선한 일을 할 수 있는 비밀, 우선순위 관리 9

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시간은 없고 할 일은 많다. 시간과 할 일 ‘관리’가 필요한 이유다. 시간 관리와 할 일 관리는 별개가 아니다.

주어진 시간 안에 할 일을 완성해야 하고, 할 일을 하기 위해 적절한 시간을 확보해야 한다.

시간과 할 일은 바늘과 실의 개념처럼 따라 다닌다. 둘은 또 긴장 관계에 있다. 모든 해야 할 일은 시간이 그리 여유롭지 못하다(제대로 계획했다면 말이다).

그러므로 성과를 위해서는 ‘해야 할 일’과 ‘주어진 시간’ 사이에 최선의 타협점을 찾아야 한다. 바로 ‘우선순위 관리’다.

우선순위를 설정하는 것은 내 시간에 대해 내가 주도권을 갖는다는 말이다. 그렇지 않으면 방치된 시간 가운데 할 일에 끌려 우왕좌왕하게 된다. ‘방치된 시간에 관한 맥도날드의 4 법칙’을 보면 시간을 방치한 대가가 어떤지 알 수 있다.

제1법칙: 방치된 시간은 내 약점을 향해 흐른다.
(시간을 관리하지 않으면 도리어 내 약점을 강화하는 방향으로 시간을 사용한다는 말이다)

제2법칙: 방치된 시간은 자신의 세계에서 지배적 위치에 있는 사람의 영향력에 의해 좌우된다.
(시간 예산을 세우지 않았기에 다른 이들이 내 시간을 치고 들어와서 강요하고, 우선순위를 설정하고 있다는 말이다)

제3법칙: 방치된 시간은 온갖 긴급한 일에 소모된다.
(큰소리를 지르는 일이라고 해서 반드시 급한 일은 아님에도 긴급한 전화, 면담요청, 불쑥 떠오르는 일들을 해결하느라 하루를 다 소모하게 된다는 것이다)

제4법칙: 방치된 시간은 대중의 갈채를 받는 일에 쓰이게 된다.
(책에는 “설교를 하기 위해서는 대륙을 가로지르는 것도 불사하지만, 설교를 듣기 위해서는 길도 건너지 않는다.”라고 꼬집는다. 갈채를 받는 일이 진정 의미 있는 일인지 생각해 봐야 한다) _내면세계의 질서와 영적 성장 

시간을 방치하면 결국 그 시간이 내게 칼끝을 겨누게 된다. 주도적인 인생을 살지 못하도록 내 약점을 파고들고, 원치 않는 일에 끌려다니게 하고, 자질구레한 일에 분주하게 만들고, 인기에 영합하는 일에 장단을 맞추게 된다는 말이다. 이렇게 무질서에 휘둘리다 보면 열매는 없고 마음은 늘 공허하다.

우선순위에 따라 일을 계획하고 진행하는 과정은 다음과 같다.
1. 오늘 해야 할 일을 리스트업한다.
(오늘 할 일은 오늘 하루로서 독립적이지 않다. 비전과 목표에 한 방향을 이루고 있어야 한다.)

2. 각 할 일 항목의 소요시간을 예측한다.
(실제로 할 일은 해 봐야 정확한 소요시간을 알 수 있다. 그러나 사전에 측정해 보는 것이 너무 중요하다. 그렇지 않으면 후에 핑계 대기 일쑤다.)

3. 이미 정해진 스케줄 이외에 사용 가능한 시간을 체크한다.
(사용 가능한 시간이 얼마인지도 모르고 시간을 사용하는 것은 돈도 없으면서 어느 호텔 음식을 사 먹을지 고민하는 것과 같다.)

4. 할 일들의 총 소요시간과 가용시간 총량을 비교한다.
(이 대목에서 가끔 자신이 과도한 욕심을 발견하고 충격을 받는다.)

5. 할 일들의 총 소요시간이 크다면 굳이 오늘 하지 않아도 되는 일을 삭제한다.
(대부분 할 일들의 총 소요시간이 가용시간보다 월등히 크다. 별수 없다. 할 일 중에 몇몇은 없던 일로 하거나 미련이 남으면 내일로 미룬다.)

6. 오늘 해야만 하는 일을 최적의 시간에 배치한다.
(실제로 시간을 배치하지 않으면 일을 할 수 없다.)

7. 실행한다.
(계획한 대로 정직하게 실행해야 한다.)

8. 피드백한다.
(중요한 순서다. 솔직하게 피드백하지 않기 때문에 원하는 발전이 없는지도 모른다)

9. 적용한다.
(피드백한 내용을 내일 일에 적용한다.)

위의 순서에 따라 우선순위를 계획하고 실행하기를 반복하면 자연스레 ‘메타인지능력’이 생긴다.

그렇게 ‘내 능력을 객관적으로 바라볼 수 있는 능력’이 생기게 되면 물 흐르듯 위의 프로세스를 실행할 수 있게 된다.

더 나아가 고도의 집중력을 바탕으로 ‘물리적이고 객관적인 시간'(크로노스 개념)을 ‘주관적인 기회의 시간'(카이로스 개념)으로 바꿀 수 있게 된다.

그렇게 되면 어차피 해야 할 일을 빠른 시간 안에 끝마치게 되고 휴식 시간을 더 즐길 수 있다.

남는 시간을 모아서 여행을 갈 수도 있다. 흥미있는 일에 더 시간을 투입할 수도 있다. 이처럼 시간 관리는 분초를 쪼개 더 많은 일을 하기 위함이 아니라 여유시간을 얻기 위함이다.

또한, 시간관리로 얻게 되는 마음의 질서가 성숙과 성장으로 이어지기 때문이다.

누구를 막론하고 어떤 형태로든 나름대로 24시간이란 시간을 채우며 살고 있다.

위대한 일을 하는 사람도 범죄자도 나름 다 바쁘다. 똑같이 바쁜데 이들에게 벌어진 삶의 간극은 왜인가? 어떤 일에 우선순위를 두어 실행하고 피드백을 했느냐의 차이다.

그래서 우선순위를 세울 때는 ‘선택과 집중’이란 개념이 필요하다. 선택한다는 것은 동시에 무엇을 포기할지 결정한다는 말이다.

나와 타인의 성장에 도움이 되지 않는 일을 우선 버리면 된다. 스마트폰 안에 그런 일들이 많이 있다. 스마트폰만 통제해도 하루 삶의 무게가 한결 가벼워진다.

오늘 지금, 굳이 하지 않아야 할 일을 하고 있는지 돌아보자. 나의 성장에 도움이 되지 않는 어떤 무익한 습관에 빠져 있다면 과감히 버리고 빠져나오자.

그리고 거룩한 결과를 얻을 수 있는 거룩한 일을 시작하자. 매일 그것에 우선순위를 두고 밀고 나가자.

그렇게 거룩한 일을 지속한 어느 날, 사람들은 당신을 거룩한 하나님의 사람으로 바라볼 것이다. 하나님의 마음은 또 얼마나 시원하실 것인가.

『때가 악하니 가능하면 선한 일을 할 수 있는 기회를 잘 붙드시기 바랍니다.』(엡 5:16, 쉬운 성경)

 

글 = 이찬영
한국기록경영연구소 대표이자 스케투(ScheTO) 마스터, 에버노트 국제공인컨설턴트(ECC)로 활동하며, 서울 한우리교회 권사로 섬기고 있다. 효과적인 기록관리와 시간관리를 통해 개인과 조직의 생산성 향상을 돕는 일을 미션으로 삼고 책 저작과 교회와 기업 등 다양한 대상에게 강의를 하고 있다. 저서로는 개인성장형 기록에 대해 구체적인 방법을 설명한 『기록형 인간』과 효과적인 스케줄링과 할 일 관리 기술에 대한 설명과 함께 실제 플래너를 같이 묶은 『플래너라면 스케투처럼』이 있다.

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